DIV-medewerkers tijdens meet-up: ‘we moeten het vak sexy maken’

‘We zijn te bescheiden.’ ‘Ons vak moet weer ‘sexy’ gemaakt worden’. ‘Hebben we genoeg data-analisten?’ ‘Weten we genoeg over kunstmatige intelligentie?’ Naast hun taak om de informatiehuishouding van het Rijk in goede banen te leiden, is het zaak voor DIV-medewerkers (DIV staat voor Documentaire Informatie Voorziening) om zich voor te bereiden op de toekomst. Als geen ander hebben zij te maken met digitalisering en de komst van kunstmatige intelligentie. Hoe ziet de toekomst van het vak eruit? Het programma Rijk aan Informatie (RaI) organiseerde dinsdag 5 juni een meet-up om hierop in te zoomen.

Presentatie DocDirekt

De zaal van het Nationaal Archief zit vol: ruim 80 rijksmedewerkers zitten klaar om de toekomst, uitdagingen en de kansen van het DIV-vak te bespreken. Basis voor de discussie is het kwantitatieve en kwalitatieve onderzoek dat het programma Rijk aan Informatie uitvoerde in samenwerking met ICTU. Projectleider Anita Lauret: ‘Het doel van dit onderzoek was een DIV-foto te maken. Kort gezegd inzicht in aantallen, taken, verantwoordelijkheden en uitdagingen in de documentaire informatievoorziening.’

Techniek neemt niet álles over

De eerste stap was inzicht krijgen in het aantal DIV’ers  bij het Rijk. Daarna is stap twee gezet: zicht bieden op uitdagingen, kansen en aandachtspunten voor de DIV-functie. Hiervoor hebben Jurgen Visser en Lea Mazor (ICTU) de rijksonderdelen geïnterviewd. Zij signaleerden twee soorten ontwikkelingen: de technologie en de mens.

Jurgen Visser: ‘Aan de ene kant wordt er ingezet op technologische ontwikkelingen, zoals DMS-systemen, de ordering van nieuwe soorten informatie, het verbeteren van zoekresultaten en kunstmatige intelligentie. Aan de andere kant beseft men dat de techniek niet alles gaat overnemen. De mens heeft en houdt een belangrijke rol. Wel verandert de rol van de DIV-medewerker hierbij sterk. Denk hierbij aan dichter bij de klant werken, proactief adviseren over informatiebeheer en het inregelen van processen daarvoor. Maar ook vraaggericht kunnen werken. Op langere termijn wordt bijvoorbeeld ook meer data-analyse capaciteit gevraagd en kennis over de inzet van slimme zoekalgoritmen. Dat betekent dat de competenties die nodig zijn sterk in beweging zijn. Alle organisaties zijn bezig om mensen daarvoor klaar te maken. Via on-the job coaching, opleiding en training, vaak sterk gericht op de ontwikkeling van social skills. Deze transitie vergt veel van mensen en organisaties. Zorgen zijn er ook. Kunnen we de mensen omscholen of aan boord krijgen zodat we de benodigde kennis en vaardigheden in huis hebben?

Praktijkervaring

Na presentatie van het onderzoek, wordt de uitkomst bevestigd door de praktijk. Edwin Venema, hoofd informatiebeheer Defensie: ‘We hebben bij Defensie nog geen afscheid genomen van papier. Er is veel kennis op dat gebied: verouderde medewerkers met ontzettend veel expertise. Daarnaast merken we dat we moeten digitaliseren om dichter bij de klant te komen. Dat het personeel omscholing nodig heeft.’

Wilbert Hoffstadt, teammanager DIV bij RVO: ‘Onze rol verandert en beweegt van de achterkant naar de voorkant. We lopen tegen de vergrijzing aan. Het lukt niet of moeizaam om verandering aan te brengen. En we hebben een gebrek aan een goed overzicht: wat hebben we nodig?’ Hoffstadt mist daarnaast een goede openbare DIV-opleiding. Dat wil hij niet helemaal aan het bedrijfsleven overlaten: ‘Daar is ons vak te belangrijk voor.’

Jos Boerties, Di_stroy leidt een van de gesprekstafels

Kansen voor de toekomst

Uit het ICTU-onderzoek komen twee kansen naar voren. Kans één: de DIV-Academy. Een rijksbreed leer- en ontwikkeltraject met drie pijlers: collegiale kennisdeling, continu bijscholen en nadenken over het vakgebied. De tweede kans is het Matching Center Rijk (MCR). Hierin worden vraag en aanbod in de DIV-functies samengebracht en kan men tevens gebruik maken van de ‘21th century pool’ die bestaat uit afgestudeerde informatiespecialisten.

Na de presentatie van de twee kansen wordt in kleine groepjes aan de hand van de volgende vragen doorgepraat over beide kansen:

Welke randvoorwaarden zijn nodig om dit idee een te doen slagen?

 Welke concrete stappen kunnen hier nu al voor worden gezet?

Wat kun jij hierin betekenen/welke bijdrage wil jij leveren?

Uit de terugkoppeling blijkt dat er vooral veel enthousiasme is voor de DIV-academy. Ook komt naar voren dat de visie op de toekomst van de DIV nog onvoldoende aandacht krijgt. Oproep aan Rijk aan Informatie is ook hier aandacht aan te besteden. Projectleider Anita Lauret neemt alle input mee en roept de aanwezige collega’s op samen met haar na te denken over het vervolg van het project. Het streven is in dit najaar een notitie voor het vervolg in de stuurgroep Rijk aan Informatie in te brengen.

Meer informatie

Wilt u meer weten over het programma Rijk aan Informatie (RAI)? Of wilt u meedenken of -praten over de toekomst van DIV? Neem dan contact op met projectleider toekomst DIV, Anita Lauret, via anita.lauret@minbzk.nl