Wat is Wob-hulp tooling?

Wob-hulp tooling is de term die RDDI hanteert voor software die het afhandelen van Wob-verzoeken ondersteunt. We onderscheiden hierbij twee typen tooling:

  1. tooling die ondersteunt bij het zoeken, vinden en selecteren van informatie (enterprise search)
  2. tooling die ondersteunt bij het voorbereiden van openbaarmaking van deze informatie (Wob-hulpsoftware). Dit omvat onder andere het categoriseren, ontdubbelen en lakken van documenten en het produceren van een lijst van alle relevante informatie. 

Project Wob-hulp beoogt beide soorten tooling rijksbreed beschikbaar te stellen.

Enterprise search

Enterprise search is een zoekmachine die met één zoekvraag door (in principe) alle informatiebronnen binnen de organisatie kan zoeken. De organisatie bepaalt op welke bronnen (bv. DMS, afdelingsschijf) enterprise search wordt aangesloten. Dit betekent dat je voor een Wob-verzoek niet meer in alle bronnen apart hoeft te zoeken naar relevante informatie.

Wob-hulpsoftware

Wob-hulpsoftware wordt ook wel gezien als laksoftware, omdat deze tooling vooral ondersteunt bij het lakken van niet-openbare informatie. De Wob kent verschillende uitzonderingsgronden (zoals persoonsgegevens die in documenten voorkomen) die niet openbaar worden gemaakt. Deze worden ‘gelakt’ voordat de documenten aan de verzoeker worden verstrekt. Wob-hulpsoftware maakt gebruik van tekstanalyse om enkele uitzonderingsgronden automatisch te herkennen en zo suggesties te doen voor wat gelakt moet worden. De Wob-behandelaar besluit welke informatie uiteindelijk wordt gelakt. Lakken met Wob-hulpsoftware is onherstelbaar en daardoor veilig.

Naast het lakken helpt Wob-hulpsoftware bij het ordenen en schonen van de (soms grote hoeveelheden) informatie voor een Wob-verzoek, nog voordat deze gelakt wordt. Zo kan Wob-hulpsoftware e-mailketens ontdubbelen en documenten ordenen en categoriseren. De software maakt automatisch een lijst van alle stukken die worden aangeleverd aan de verzoeker, inclusief informatie over eventuele stukken die niet openbaar gemaakt kunnen worden. Wob-hulp tooling kan ook gebruikt worden voor andere informatieverzoeken, en in de toekomst voor openbaarmaking vanuit de Wet open overheid (Woo). Dan verandert de naam in Woo-hulp tooling.