Departemale actieplannen: inhoud en proces

De kabinetstoezegging dat er een verbeterplan informatiehuishouding komt voor de gehele Rijksoverheid en dat Rijksonderdelen per 1 juli een vertaalslag hebben gemaakt van dit generieke plan naar de eigen organisatie is leidend.

Korte tijdlijn is uitdaging

Zowel de Tweede Kamer als het demissionaire kabinet willen zo snel mogelijk stappen maken om de informatiehuishouding Rijksbreed te verbeteren. Dat betekent niet dat alle ambities al per 1 juli tot achter de komma geconcretiseerd moeten zijn, maar er zijn bij vrijwel alle organisaties ‘no regret’-maatregelen waar al wel snel mee kan worden gestart. Voorbeelden van dat soort maatregelen worden ook gegeven op pagina 33 van Open op Orde.

Het bureau Regeringscommissaris Informatiehuishouding Rijk i.o. stuurt ook met diverse instrumenten op de kwaliteit van plannen en effectiviteit van bestedingen, zoals het gestandaardiseerde format voor de actieplannen, het hulpmiddel voor het invullen hiervan en de ondersteuning door RDDI. Maar uiteindelijk zijn de organisaties wel zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit.

Plannen die op 1 juli (nog) niet aan de kwaliteitseisen voldoen krijgen (nog) geen financiering.

Geen actieplan voor 1 juli: geen budget voor die organisatie.

Scope actieplannen die op 1 juli gereed moeten zijn

Het programma Open op Orde loopt vooralsnog tot en met 2026, dus de onderliggende plannen gaan van ditzelfde tijdpad uit. In het format voor actieplannen kan je dan ook een reeks tot en met 2026 invullen. Nu zal nog niet op 1 juli voor alle maatregelen duidelijk zijn wat de precieze acties en benodigde middelen over drie of vier jaar zijn, maar probeer wel om zo concreet mogelijk te zijn als acties een meerjarig karakter hebben hoe de fasering en de financiële reeks er naar verwachting uit gaat zien. 

Zijn organisaties niet verplicht deel te nemen?

De kabinetstoezegging geldt voor de hele Rijksoverheid dus alle onderdelen van het Rijk moeten meedoen. Tegelijkertijd kan het zo zijn dat organisaties per 1 juli nog niet in staat zijn om een plan aan te leveren dat aan alle kwaliteitseisen voldoet. Dan kan dus ook geen budget worden toegekend. In die gevallen moet wel verantwoord worden hoe het toegekende startbudget tot op dat moment is besteed, waarom er nog geen plan kan worden opgeleverd en wanneer men verwacht dat dat wel kan.  

Mis je 5 jaar budget als je als organisatie nog niet concrete acties kan benoemen in het plan omdat je bijvoorbeeld nog in een verkennende fase zit?

Nee, de POK-informatiehuishouding gelden zijn structureel. Dat betekent dat ook na afloop van het programma (2026) structureel geld beschikbaar is om de informatiehuishouding Rijksbreed op peil te houden. De voornaamste investeringen moeten echter wel de komende jaren gedaan worden, ook ten behoeve van de samenhang. Een aantal ambities van Open op Orde is echt nieuw, waarbij het ook logisch is dat – als onderdeel van het eigen plan - verkend wordt welke concrete acties er nodig zijn. Dat hoeft dus nog niet op 1 juli voor alle acties al tot achter de komma concreet te zijn.

Uniformiteit: 4 actielijnen

Hoe zorg je dat de plannen per departement niet sterk gaan verschillen? Welke kaderstelling en ondersteuning krijgen ze daarbij?

De plannen per Rijksonderdeel hoeven niet volledig identiek te zijn, de precieze uitdagingen kunnen natuurlijk verschillen. Tegelijkertijd zijn in Open op Orde wel vier concrete actielijnen aangeduid waar iedereen aan moet werken. Het is aan organisaties zelf om bij het opstellen van hun plannen die generieke actielijnen leidend te laten zijn.

Bij de beoordeling van de plannen door de regeringscommissaris zal vervolgens in de periodieke actualisatie van de roadmap, van het generieke actieplan en van het financiële kader worden gestuurd op samenhang.

RDDI is daarnaast al druk bezig met ondersteuning van individuele Rijksonderdelen, bijvoorbeeld met het delen van best practices, handreikingen en advies. In RDDI zijn ook de voornaamste kaderstellers, zoals CIO Rijk en de Algemene Rijksarchivaris aangesloten. Waar nodig leveren zij de komende jaren nieuwe kaders op ten behoeve van Open op Orde naast de bestaande kaders zoals DUTO en het beleidskader voor emailarchivering. Voor zover die kaders al zijn toegezegd in Open op Orde worden deze opgenomen in de roadmap, die in het najaar van 2021 gereed is.  

Wanneer ben je echt op orde? Wat zijn de kaders en de KPI's?

Kijk voor kaders en kpi’s naar de nulmeting.

Consequenties voor organisaties die op termijn de informatiehuishouding niet op orde hebben

Die consequenties volgen nu ook al. Het niet op orde hebben van de informatiehuishouding en de gevolgen daarvan voor rechthebbende burgers, publieke dienstverlening, reconstructie van het overheidshandelen en het tijdig/volledig informeren van de Tweede Kamer hebben de afgelopen jaren al meerdere malen tot serieuze politieke consequenties geleid. Voor het vertrouwen in de overheid is het dus van groot belang dat de informatiehuishouding echt wordt verbeterd en iedereen daar de schouders onderzet. De Inspectie O&E ziet hier ook tijdens de looptijd van het programma extra op toe, waarbij de inspectiecapaciteit fors toeneemt.   

Activiteiten departementen bundelen per onderwerp

Verschillende departementen zullen dezelfde onderwerpen in de plannen indienen. Worden deze gebundeld als een activiteit?

Dat is zeker de bedoeling, waar dat mogelijk en efficiënt is. Als bijvoorbeeld blijkt dat veel organisaties eenzelfde type tooling willen inkopen dan kan gekozen worden om dit als Rijksbrede voorziening aan te bieden i.p.v. individueel budget toe te kennen.  

Impactanalyses en good practices

Impactanalyses en goede voorbeelden van departementale actieplannen delen we op Openoporde.nl.

Sturing en naleving informatiehuishouding op orde na 2026

Hoe die sturing er na 2026 precies uit ziet weten we nu nog niet. Dat hangt in grote mate af van het succes van Open op Orde.  

Scope: rijksoverheid

In scope is de gehele Rijksoverheid, zijnde departementen en bijbehorende dienstonderdelen, Sui-Generis-organisaties, Hoge Colleges van Staat en publiekrechtelijke ZBO’s. Buiten scope zijn medeoverheden, Caribisch Nederland, de privaatrechtelijke ZBO’s, overheidsstichtingen en BV’s.

Decentrale overheden zijn niet in scope van de kabinetstoezegging.