Hoe sla ik mijn e-mails en documenten op de juiste manier op?

In een aantal gevallen worden e-mails automatisch bewaard maar de algemene regel is dat belangrijke e-mails terecht moeten komen in het archiveringssysteem van jouw organisatie: het Document Management Systeem (DMS). De naam van dit systeem verschilt per organisatie. Voorbeelden hiervan zijn ‘content management systeem’ en ‘zaakdossier’. Ook de regels voor het opslaan van informatie kunnen verschillen. Informeer daarom bij jouw werkgever wat de werkwijze is in jouw organisatie. In de meeste gevallen worden mails aan ‘de zaak’ (het betreffende onderwerp) toegevoegd.

Werk je samen in documenten? Gebruik dan de functie ‘wijzigingen bijhouden’, zodat duidelijk is wie welke wijzigingen heeft aangebracht, en sla de verschillende versies op in het DMS.