Gelden tijdens de uitbraak van het coronavirus andere regels?
Nee, het rijksbrede beleid blijft van kracht. Dit betekent dat het gebruik van berichtenapps voor werkgerelateerde zaken ook nu wordt ontraden. De uitbraak van het coronavirus (COVID-19) stelt wel belangrijke eisen aan de informatiehuishouding:
- Rijksambtenaren die strijden tegen de verspreiding van het coronavirus moeten snel de benodigde informatie tot hun beschikking hebben en snel en makkelijk met elkaar kunnen communiceren.
- De dossiervorming rondom de uitbraak moet in orde zijn. Enerzijds zodat de betrokkenen centraal toegang hebben tot de meest actuele informatie. Anderzijds om achteraf verantwoording af te kunnen leggen over de aanpak. Niet voor niets wordt de uitbraak van corona als ‘hotspot’ aangemerkt: alle informatie over de (aanpak van de) uitbraak moet worden gearchiveerd.
Houd daarom rekening met het volgende:
Communiceer zo min mogelijk via berichtenapps
Beperking van het gebruik van berichtenapps is nu extra belangrijk. Vanwege de hotspot-benadering moeten namelijk alle berichten over de uitbraak en de aanpak worden opgeslagen in het DMS, óók de ‘procesmatige’ berichten. Het (achteraf) veiligstellen van chatberichten kost alle betrokkenen veel tijd en de terugvindbaarheid is beperkt. Het is dan ook beter wanneer deze informatie per mail wordt uitgewisseld of de verslaglegging daarvan, al dan niet middels een memo of nota, in het DMS staat.
Blijf vooral interesse tonen
Berichtenapps zijn in deze periode een goed middel om interesse te tonen in elkaar. Bijvoorbeeld om te vragen hoe het met je teamgenoot gaat nu hij thuis moet werken. Of om te checken of je zieke collega zich al iets beter voelt. Deze informele communicatie is toegestaan en wel zo collegiaal. Wordt het echter werkgerelateerd en raakt het aan de aanpak van de uitbraak van COVID-19? Communiceer dan liever via de mail of zorg direct voor verslaglegging in het DMS.
Blijf alert en flexibel
Het kan natuurlijk gebeuren dat je toch een chatbericht ontvangt dat te maken heeft met de aanpak van COVID-19. Of dat zich een acute noodsituatie voordoet waar je direct op moet handelen via bijvoorbeeld WhatsApp. Blijf je dan bewust van het belang van goede informatiehuishouding:
- Schakel zo snel mogelijk over op e-mail, bijvoorbeeld door je gesprekspartner naar dit medium te verwijzen.
- Markeer berichten over het onderwerp die toch op je telefoon staan direct als favoriet, zodat je ze op een later moment gemakkelijk terug kan vinden en naar het DMS kan exporteren.