Hoe kan ik nu al rekening houden met de behoefte aan openbaarmaking?
Om straks vragen goed te kunnen beantwoorden, is het noodzakelijk dat uitgewisselde informatie goed wordt opgeslagen. Door slim informatiebeheer kun je daar nu al rekening mee houden. Richtlijnen met betrekking tot actieve openbaarheid kunnen deels al worden ‘ingebakken’ in de werkprocessen en de systemen die deze processen ondersteunen. Dit worden ook wel ‘open by design-principes’ genoemd. Door deze principe toe te passen kunnen Wob-verzoeken straks namelijk makkelijker en effectiever worden afgehandeld.
Scheid openbare informatie en niet-openbare informatie
Maak bij nota’s en notities een basisdocument dat (later) eenvoudig openbaar gemaakt kan worden. Eventuele vertrouwelijke informatie zoals ‘persoonlijke beleidsopvattingen bestemd voor intern beraad’ kan dan in een bijlage. Op deze wijze kunnen latere Wob-verzoeken veel gemakkelijker worden afgehandeld.
Bij verslagen van overleggen is het verstandig om verschillende onderdelen van het verslag van elkaar te scheiden. De blokken ‘gespreksverslag’ en ‘rondvraag’ bevatten vaak persoonlijke beleidsopvattingen en hoeven niet openbaar gemaakt te worden. De blokken ‘conclusies’, ‘aanbevelingen’ en ‘actiepunten’ zullen vaak wel openbaar gemaakt moeten worden.
Zorg alvast voor een passende markering
Door middel van bijvoorbeeld tags, labels, metadata of onderwerpregels van mails, kun je aangeven waar informatie over gaat. Een goede markering maakt het makkelijker om informatie later te identificeren. Er zijn dan geen technische aanpassingen nodig en de informatie blijft in de oorspronkelijke context. Gebruik in deze periode bijvoorbeeld de term ‘coronavirus’, ‘coronacrisis’, ‘Covid-19’ en/of ‘SARS-CoV-2’ en houd hierbij rekening met het taalgebruik binnen jouw eigen organisatie.