Waarom moet e-mail gearchiveerd worden?

Veel overheidshandelen wordt afgestemd via e-mail. De inhoud daarvan is relevant voor transparantie en openbaarheid als bedoeld in de Wet open overheid (Woo) en als archiefbescheiden als bedoeld in de Archiefwet. De grote hoeveelheden e-mail die rijksambtenaren versturen en ontvangen maakt het bijzonder complex en tijdrovend om de bestaande archiefprocedures te volgen, die veelal nog zijn ontworpen in het pre-digitale tijdperk.

Daarom heeft RDDI, in samenwerking met BZK en OCW, een nieuwe werkwijze ontwikkeld voor het archiveren van e-mail. Deze werkwijze maakt het mogelijk om te voldoen aan de vereisten van Archiefwet en Wob op een manier die voor individuele medewerkers eenvoudiger is dan bestaande werkwijzen.