Moet ik informatie direct vernietigen nadat de bewaartermijn verstreken is?

Hoe strikt een bewaartermijn is hangt af van de formulering van het voorschrift in de desbetreffende regeling. Mag je informatie van sectorale wet- of regelgeving ten hoogste voor een bepaalde tijd bewaren, dan moet je deze na het verstrijken van deze termijn vernietigen.

Moet je informatie ten minste voor een bepaalde tijd bewaren, dan is het niet bij wet verplicht om de informatie direct na het verstrijken van die termijn te vernietigen. Ook de Archiefwet verplicht je niet hiertoe. Dit geeft meer vrijheid om de informatie iets langer te bewaren, bijvoorbeeld om informatie van hetzelfde type periodiek te vernietigen. Op zijn beurt bevordert dit weer de automatiseerbaarheid van vernietigen: hoe minder verschillende vernietigmomenten, des te makkelijker een volledig digitaal vernietigingsproces in te regelen is.

Hoewel het misschien aantrekkelijk lijkt om vernietiging dan maar min of meer op zijn beloop te laten, heeft langer bewaren dan nodig zeker ook nadelen. Zo kan relevante informatie lastiger vindbaar worden wanneer de systemen vol staan met informatie die al vernietigd had moeten worden en is er een risico op datalekken.